De gegevensverwerking

In het kader van het algemeen belang, meer bepaald met het oog op de ordelijke organisatie van de verkiezingen, worden uw persoonsgegevens als voor- of bijzitter van een hoofdbureau op verschillende wijzen verwerkt.

In vele gevallen treedt de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg of de vrederechter op als voorzitter van het hoofdbureau. Indien dit niet het geval is, duidt de vrederechter de voorzitter van het hoofdbureau aan uit de gemeenteraadskiezers (artikelen 37-41 LPKD). Vervolgens kiest de voorzitter van het hoofdbureau uit de gemeenteraadskiezers de bijzitters en plaatsvervangende bijzitters. Met een benoemingsbrief worden de bijzitters en plaatsvervangende bijzitters op de hoogte gebracht van hun aanwijzing. De leden moeten hun aanwijzing bevestigen door het ontvangstbewijs op te sturen naar de magistraat. Op dit bewijs vullen de leden hun naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres in. De gegevensverwerking in het kader van de benoeming van de leden van het hoofdbureau gebeurt door de betrokken magistraat. Om de nodige bijstand te verlenen aan de magistraat in het kader van de organisatie van de verkiezingen, kan het college van burgemeester en schepenen van de desbetreffende gemeente personeelsleden ter beschikking stellen. Deze personen kunnen ook de gegevens van de leden van het hoofdbureau verwerken, weliswaar onder toezicht van de magistraat.

Wanneer u als lid van een hoofdbureau deelneemt aan de werkzaamheden van dat hoofdbureau, ondertekent u mee het proces-verbaal dat na deze werkzaamheden wordt opgesteld (artikel 170 LPKD). In dit proces-verbaal wordt uw naam opgenomen. Het zal bezorgd worden aan de provinciegouverneur die de processen-verbaal bewaart in opdracht van de Vlaamse overheid (artikel 172 LPKD). Een afschrift van het proces-verbaal van het gemeentelijk hoofdbureau wordt door de gemeentesecretaris voor iedereen ter inzage gelegd. Daarnaast bezorgt het gemeentebestuur aan iedere kandidaat die erom vraagt, een kopie van het proces-verbaal (artikel 173 LPKD). De gegevens van de leden van het hoofdbureau die voorkomen in de processen-verbaal van het hoofdbureau, worden om redenen van algemeen belang, meer bepaald de vereiste van transparantie in het kader van de verkiezingen, alsook voor wetenschappelijk of historisch onderzoek en statistische doeleinden gedurende 6 jaar bewaard, waarna ze geanonimiseerd worden.

Als lid van een hoofdbureau heeft u recht op een vergoeding voor de door u geleverde diensten en  op een reisvergoeding indien u zitting heeft in een gemeente waar u niet in het bevolkingsregister bent ingeschreven (artikelen 37-40 LPKD). Deze vergoedingen komen ten laste van de provincie. Indien u deze vergoedingen wenst te ontvangen, zal u uw naam, rijksregisternummer en bankrekeningnummer moeten invullen op het desbetreffende formulier. De voorzitter van het hoofdbureau bezorgt het ingevulde formulier aan het provinciebestuur. Bpost staat in voor de verdere verwerking van deze persoonsgegevens in opdracht van de provincie om zo de betaling ervan te garanderen. De verwerkte gegevens worden na de uitbetaling van de vergoedingen gewist.

Uw rechten

Als lid van een hoofdbureau heeft u het recht op inzage in uw persoonsgegevens en om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken. Voorts heeft u het recht om tegen deze verwerking bezwaar te maken. Tot slot heeft u ook het recht om te vragen dat de verwerking van uw gegevens wordt beperkt gedurende de periode dat één van de voorgaande verzoeken wordt beoordeeld. Het is wel belangrijk te vermelden dat de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitbetaling van de vergoedingen; deze uitbetaling kan bijgevolg niet gegarandeerd worden als uw gegevens worden gewist, uw bezwaar wordt toegekend of de verwerking wordt beperkt. Tot slot heeft u het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – 02/274 48 00 – contact@apd-gba.be).

De verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de verkiezingen gebeurt door verschillende personen en instanties. Indien de gegevensverwerking gebeurt door de Vlaamse overheid, kan u uw verzoek om één of meer van bovenvermelde rechten uit te oefenen, richten tot de functionaris voor gegevensbescherming van het Agentschap Binnenlands Bestuur (Havenlaan 88, bus 70, 1000 Brussel – 02/553 28 28 – ABB.veiligheid@kb.vlaanderen.be). Gebeurt de verwerking door een andere entiteit, dan zullen wij u zoveel als mogelijk doorverwijzen naar de juiste contactpersoon. Voor meer informatie omtrent de gegevensverwerking door de Vlaamse overheid in het kader van de lokale verkiezingen kan u ook steeds contact opnemen met het Agentschap Binnenlands Bestuur (Havenlaan 88, bus 70, 1000 Brussel – 02/553 28 28 – info@vlaanderenkiest.be) of met de functionaris voor gegevensbescherming (Havenlaan 88, bus 70, 1000 Brussel – 02/553 28 28 – ABB.veiligheid@kb.vlaanderen.be).

Voorgaande toelichting omtrent uw rechten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming doet geen afbreuk aan andere rechten die het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet of andere regelgeving aan leden van het hoofdbureau toekent.

* LPKD = Het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet. Dit decreet is de basistekst voor de organisatie van de verkiezingen. ​​​​​​​