Kandidatenbeheer: veel gestelde vragen

id
666

Deze faq behandelt:

  • De foutmelding “dit rijksregisternummer is al opgenomen als lid van het bureau"
  • Gemeentelijke coördinator kan niet inloggen

  • Komt er een ontvangstbewijs uit “Kandidatenbeheer”?

Helpdesk webtoepassing "Kandidatenbeheer"

Vrijdag 14 september

Bij problemen met de connectiviteitstest: helpdesk CEVI 

Vanaf zaterdag 15 september 2018

Foutmelding: “Dit rijksregisternummer is al opgenomen als lid van het bureau””

Probleemstelling

In de webtoepassing “Kandidatenbeheer” krijgt u een foutmelding “Dit rijksregisternummer is al opgenomen als lid van het bureau” wanneer u bv. een plaatsvervangend voorzitter(als 4e bijzitter) een secretaris of gemeentelijke coördinator wil toevoegen als lid van het hoofdbureau.

De secretaris of gemeentelijke coördinator is in “Contactenbeheer” toegevoegd als “voorzitter”, “plaatsvervangend voorzitter” of (het meest waarschijnlijke) “Andere persoon met toegang tot de toepassing”.

De foutmelding is het gevolg van een conflict tussen beide. De reden van het conflict ligt in de compatibiliteit met de werkwijze van andere overheden. De software die gebruikt wordt is het resultaat van een samenwerking tussen vijf overheden.

Het conflict bestaat erin dat wie in “Contactenbeheer” opgenomen is als “Andere persoon met toegang tot de toepassing”, die persoon als bijzitter of secretaris niet kan toegevoegd worden aan het bureau in de “Kandidatenbeheer” of “Resultatenbeheer”.

Verschil tussen “Contactenbeheer” en “Kandidatenbeheer”

Contactenbeheer: een rol toekennen

In “Contactenbeheer” voert de gemeentelijk coördinator namen in om deze personen toegang te geven tot de webtoepassingen “Kandidatenbeheer” (en “Resultatenbeheer”). Hij machtigt ze om in te loggen,  processen-verbaal te ondertekenen, het hoofdbureau te openen/sluiten, andere medewerkers toegang verlenen… (zie pag. 6 van de handleiding kandidatenbeheer)

Kandidatenbeheer: proces-verbaal

In “Kandidatenbeheer” en “Resultatenbeheer” is de samenstelling van het hoofdbureau (voorzitter, secretaris, bijzitters) van belang voor de vermelding in de processen-verbaal. De samenstelling in “Kandidatenbeheer” (en later “Resultatenbeheer”) wordt immers meegenomen in het proces-verbaal.

De juiste samenstelling van het hoofdbureau is vanuit technisch oogpunt van belang op de dagen dat het hoofdbureau samenkomt (17/9 – 20/9 – 24/9 – 14/10).

De samenstelling kan ten allen tijd gewijzigd worden in de toepassingen. (zie pag.12 van de handleiding kandidatenbeheer)

Werkwijze voor secretaris en gemeentelijke coördinator als bijzitter

De suggestie is om de gemeentelijke coördinator (indien die geen bijzitter of secretaris is) zichzelf aanduidt als “Andere persoon met toegang tot de toepassing” in Contactenbeheer. Zo heeft hij toegang tot alle toepassingen.

De persoon die opgenomen is als “Andere persoon met toegang tot de toepassing” kan niet opgenomen worden als lid van het bureau. Dat komt voor bij de secretaris en de gemeentelijke coördinator die ook bijzitter is van het hoofdbureau.

Als dat het geval is:

  • Voeg in “Kandidatenbeheer” deze personen (secretaris, bijzitter) niet in bij de samenstelling van het bureau. Zo blijven ze hun toegang behouden
  • Op het moment dat de samenstelling van het bureau moet ingegeven worden (dus vlak voor het aanmaken van het procesverbaal)
    • Verwijdert de gemeentelijke coördinator de secretaris/zichzelf (naargelang het geval) in “Contactenbeheer”.  
    • In “Kandidatenbeheer” voegt de voorzitter (of wie gemachtigd is) ze toe als "secretaris" of bijzitter ( bij de samenstelling van het bureau). De secretaris en/of bijzitter kunnen dan inloggen in de webtoepassing op dezelfde manier en met dezelfde rechten als een medewerker: zonder nood aan een pincode. Ze kunnen dan wel de processen-verbaal niet meer ondertekenen.

Dit gebeurt best wanneer de correcte samenstelling van het bureau moet ingegeven worden (net voor de aanmaak van het proces-verbaal): want dan is het voltallige hoofdbureau sowieso samen.

Voeg de plaatsvervangend voorzitter niet toe als 4e bijzitter

Het decreet zegt dat de plaatsvervangend voorzitter, als hij de voorzitter niet vervangt, de vierde bijzitter is.

Als de (voorziene) voorzitter door omstandigheden zijn taken niet kan uitvoeren dan neemt hij de 4e bijzitter de rol van de voorzitter over en wordt een plaatsvervangende bijzitter als 4e bijzitter aangeduid. (art. 37 §1 2e lid LPDK).

De plaatsvervangend voorzitter moet niet ingegeven worden als bijzitter in “Kandidatenbeheer” of “Resultatenbeheer”.

Als de plaatsvervangend voorzitter de voorzitter niet vervangt: dan wordt hij automatisch als 4e bijzitter op het proces-verbaal vermeld.

Als hij de wel de voorzitter vervangt dan past de gemeentelijke coördinator dat aan in de webtoepassing “Contactenbeheer”. 

Gemeentelijke coördinator kan niet inloggen in Kandidatenbeheer

Enkel de personen die in “Contactenbeheer” opgegeven zijn als voorzitter, plaatsvervangend voorzitter of “Ander” kunnen meteen inloggen in Kandidatenbeheer.

Een gemeentelijke coördinator opgegeven als “contactpersoon” of “ICT-verantwoordelijke” kan dat niet.

Hij kan wel toegang verleend worden door de eerst vermelde groep.

Zie pagina 6 van de handleiding kandidatenbeheer.

Drukt “Kandidatenbeheer” de ontvangstmeldingen af?

Nee. Er komen geen ontvangstmeldingen uit “Kandidatenbeheer”

De ontvangstmeldingen zijn wel beschikbaar als formulier op vlaanderenkiest.

Klik op "Formulieren" en voer in de zoekmotor bij trefwoord "ontvangst voordracht" in.